Datenschutzerklärung

Diese Informationen richten sich an Benutzer*innen (nachstehend bezeichnet als „Benutzer“, „Betroffener“ i.S.d. DSGVO) und informieren gem. DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Benutzung des und Registrierung am Grass Medienarchiv.

Das Grass Medienarchiv ist eine digitale Plattform, die über einen Web-Browser über das Internet abrufbar ist und nach Registrierung und Freischaltung eine Recherche in dem Medienarchiv der Günter Grass Stiftung Bremen ermöglicht. Die im Medienarchiv bereitgestellten Archivale unterliegen zahlreichen Lizenzrechten, weshalb eine Zugangsbeschränkung einzurichten ist. Primäre Zielgruppe des Grass Medienarchiv sind Benutzer aus den Bereichen Wissenschaft und Forschung.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung und Kontakt

Günter Grass Stiftung Bremen

Stephanikirchenweide 8

28217 Bremen

Vorstandsvorsitzender: Dr. Klaus Meier

Die Günter Grass Stiftung Bremen ist eine rechtsfähige Stiftung bürgerlichen Rechts. Sitz der Stiftung ist Bremen.

Allgemein

Die Günter Grass Stiftung Bremen (nachstehend „Anbieter“, „Verantwortlicher“ i.S.d. DSGVO) erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten von Benutzern, die diese bei der Registrierung und im Rahmen der Nutzung des Grass Medienarchiv im System hinterlegen. Der Anbieter erhebt diese Daten, um die Sicherheit und Integrität seiner Systeme zu wahren und um seiner Kontrollverpflichtung gegenüber den Lizenzgebern der Inhalte des Grass Medienarchiv bei der Bereitstellung für Benutzer nachzukommen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Zweck der Verarbeitung

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten von Benutzern im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit diese für die Nutzung des Grass Medienarchiv erforderlich sind. Mit den Benutzern des Grass Medienarchivs schließt der Anbieter mit der Registrierung einen Nutzungsvertrag. Rechtsgrundlage ist bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Benutzers Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG-neu sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung, Begründung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Weiterhin verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten des Benutzers, sofern dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus der Benutzung des Benutzers gegen den Anbieter erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht im Rahmen rechtlicher Verfahren.

Erteilt der Benutzer, etwa bei der Registrierung, eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (gem. Art. 6 Abs. 1a), Art. 7 DSGVO), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung nach Art. 6 Abs.1 lit. A DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (siehe: Rechte des Betroffenen).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten des Benutzers erfolgt

• um den Benutzer nebst seines Nutzungsvertrags beim Anbieter zu führen,

• dem Benutzer die Recherche- und sonstige Funktionalität des Grass Medienarchivs bereitzustellen,

• dem Benutzer einen für Lizenzgeber im Falle eines möglichen lizenzrechtlichen Missbrauchs nachvollziehbaren Zugang zu Medien bereitzustellen,

• alle wechselseitigen Ansprüche aus dem Nutzungsvertrag zu bedienen,

• sonstige gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, auch wenn diese zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokuments noch nicht bestanden.

Herkunft der Daten

Die Daten werden direkt beim Benutzer während der Registrierung oder während seiner Systemnutzung erhoben.

Empfänger von Daten

Im Rahmen des Nutzungsvertrags des Grass Medienarchivs und der Nutzung durch den Benutzer werden Daten - soweit zur Vertragserfüllung erforderlich – vom Anbieter an Dritte weitergegeben. Empfänger der Daten sind:

• Generell öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung

• Lizenzgeber

Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den notwendigen und genannten Zwecken verwendet werden. Auf Verlangen legt der Verantwortliche eine Liste jeweils aller aktueller Empfänger von Daten vor.

Die jeweiligen Lizenzgeber der Medien im Grass Medienarchiv werden jeweils in der Detailansicht der Medien angezeigt. Erst nachdem die Medien durch den Benutzer bestellt und vom Anbieter administrativ freigeschaltet wurden, können Daten des Benutzers an Lizenzgeber übermittelt werden.

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Personenbezogene Daten können unter Umständen durch IT-Unternehmen

• bei der Wartung und Instandhaltung unserer Hardware, Drucker, Kopierer, usw.,

• bei der Wartung und Instandhaltung unserer Software sowie

• bei der Prüfung von Vorgängen zur Datensicherung und Datensicherheit

eingesehen werden, soweit dies aus technischen Gründen zur Aufrechterhaltung der EDV notwendig ist.

Zur Abwicklung unserer elektronischen Korrespondenz per E-Mail bezieht der Anbieter eine E-Mail-Dienstleistung eines IT-Dienstleisters. Dieser sogenannte Cloud-Dienst speichert möglicherweise personenbezogene Daten des Benutzers, sofern per E-Mail kommuniziert wird. Der E-Mail-Dienstanbieter sichert den Dienst nach aktuellem Stand der Technik. Der Anbieter schließt mit seinen IT-Dienstleistern sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge zum Schutze der personenbezogenen Daten der Benutzer.

Die Datenverarbeitung oder Kommunikation über elektronische Systeme, wie etwa per E-Mail, bieten generell die Möglichkeit für Dritte, unbefugten Zugriff auf Daten zu nehmen. Der Verantwortliche sichert alle Systeme, auf die er unmittelbaren Zugriff hat, nach aktuellem Stand der Technik und achtet darauf, dass die von ihm eingesetzten Dienste, Dienstleistungen oder Auftragsverarbeiter die jeweils verwendeten Systeme auf dem aktuellen Stand der Technik halten, soweit ihm dies möglich und zumutbar ist.

Der Anbieter verpflichtet alle seine Dienstleister (Auftragsverarbeiter) zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung des Datenschutzes. Auf Verlangen legt der Verantwortliche eine jeweils aktuelle Liste von Dienstleistern vor.

Datenkategorien

Der Anbieter verarbeitet nur solche Daten, die im Zusammenhangmit dem Nutzungsvertrag zur Nutzung des Grass Medienarchivs durch den Benutzer stehen.

Der Verantwortliche identifiziert die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Anrede, Titel, Vorname und Name

• Anschrift

• E-Mail-Adresse

• Institution (z.B. Universität, Forschungsinstitut) mit Anschrift

• IP-Adresse

Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Datenschutzfolgenabschätzung

Der Verantwortliche verarbeitet keine personenbezogenen Daten der besonderen Kategorien i.S.d. DSGVO. Der Verantwortliche ist nicht verpflichtet, eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen.

Dauer der Datenspeicherung

Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten des Benutzers, solange dies für die Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Nutzungsvertrages oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus dem Nutzungsvertrag des Benutzers ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

Darüber hinaus unterliegt der Anbieter verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen drei bis zehn Jahre.

Schließlich richtet sich die Verarbeitungs- oder Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die beispielsweise nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten des Benutzers bemisst sich nach dem letzten Tag der Nutzung des Grass Medienarchiv durch den Benutzer zuzüglich der jeweils geltenden Aufbewahrungs- oder Verjährungsfrist.

Rechte des Betroffenen

Jede betroffene Person (hier: Benutzer) hat

· das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,

· das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,

· das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,

· das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,

· das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie

· das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage der Einwilligung des Betroffenen erfolgt, ist der Betroffene nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung seiner personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (siehe: Dauer der Datenspeicherung).

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie den Verantwortlichen gerne kontaktieren (siehe: Verantwortlich für die Datenverarbeitung).

Zuständige Aufsichtsbehörde

Die für den Anbieter zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Frau Dr. Imke Sommer

Arndtstraße 1
27570 Bremerhaven
Tel.: +49 421 3612010 oder +49 471 5962010
E-Mail: office@datenschutz.bremen.de

Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Benutzer

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Abschlusses eines Nutzungsvertrages zur Nutzung des Grass Medienarchivs ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Der Betroffene ist somit nicht verpflichtet, Angaben zu seinen personenbezogenen Daten zu machen. Die Angabe der personenbezogenen Daten ist jedoch für den Abschluss eines Nutzungsvertrages zur Nutzung des Grass Medienarchivs erforderlich.

Soweit ein Benutzer dem Anbieter keine personenbezogenen Daten beim Abschluss des Nutzungsvertrags bereitstellt, kann der Anbieter kein wirksames Vertragsverhältnis mit dem Benutzer schließen. Soweit ein Benutzer dem Anbieter mit Wirkung für die Zukunft die Verwendung seiner personenbezogenen Daten untersagt, kann der Anbieter das Vertragsverhältnis unter Umständen nicht aufrechterhalten. Der Anbieter empfiehlt, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Aufnahme und Durchführung des Nutzungsverhältnis erforderlich sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Stand: 17.05.2021